PERTANYAAN DAN JAWABAN SEPUTAR ORGANISASI

PERTANYAAN DAN JAWABAN SEPUTAR ORGANISASI

Ditulis Khusus Oleh :
Untung Hamonangan Panggabean Sip.,Msi.,

1. APA ITU ORGANISASI ?

Organisasi adalah sebuah 1tempat imajiner yang tercipta karena bersatu, berpadu, dan bekerjasamanya 2 orang atau lebih yang memiliki tujuan yang sama.
Sebab itu organisasi memiliki dua tanda utama keberadaannya, yaitu; terdapatnya sejumlah orang atau individu yang memiliki tujuan yang sama, serta 2terdapatnya aturan, pembagian fungsi pengurus dan anggota melalui pembentukan struktur kepengurusan dan struktur keanggotaan, prinsip umum menjalankan organisasi atau peraturan organisasi, garis besar kesepakatan mengenai hak dan kewajiban, status pengurus dan keanggotaan, sebagai bagian dari 3dinamika organisasi.

2. BAGAIMANA CARA BERORGANISASI YANG BAIK ?

Jawabannya sudah pasti tergantung kepada faktor bagaimana keseluruhan awak organisasi (baik pengurus maupun anggota) 1mampu mengatur diri mereka sendiri dan 2menjelaskan, membukukan dan menyusun serta mengumumkan dan mendoktrinkan tujuan-tujuan umum yang ingin dicapai organisasi kepada seluruh awak organisasi serta 3menggunakan musyawarah tahunan organisasi bukan hanya untuk memilih ketua tetapi untuk menetapkan program kerja dan total biaya atau pendanaan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya, sehingga sejak awal kepengurusan baru seluruh awak organisasi telah mengetahui pengembangan-pengembangan strategis yang berhubungan dengan program kerja organisasi sejak awal masa kepengurusan. Jika hal ini dilaksanakan dengan ketulusan dan kehendak semua pengurus dan anggota, maka kekompakan dan kerja tim yang mudah dilakukan serta pelaksanaan rapat-rapat evaluasi antar anggota – pengurus setiap bulannya, akan menjadikan organisasi ini kuat.

3. TENTANG ORGANISASI LEGAL ATAU TIDAK ?

Suatu organisasi dinyatakan legal atau berdasar hukum, jika tercatat di Pengadilan Negeri (TK II Kabupaten, Kota), atau Kejati, atau memiliki minuta (catatan) atau keterangan hukum dari pihak Akta Notaris. Sehingga bila organisasi kita belum memiliki catatan hukum, maka segera lakukan pembahasan Anggaran Dasar. Anggaran Rumah Tangga (AD/ART), lalu tuliskan dan print-out dan daftarkan ke Akta-akta Notaris (bisa dicari, cari aja pengacara dengan plang kerjanya bertuliskan: AKTA NOTARIS atau PPAT, AKTA NOTARIS. Setelah mendapatkan akta notaris yang mau meminutakan AD/ART kita, maka langkah berikutnya adalah mencatatkan Akta organisasi kita yang dikeluarkan Akta notaris tersebut ke Pengadilan Negeri atau pengadilan tinggi, yang penting temukan akta notarisnya, dan konsultasikan semua pertanyaan legalitas (hukum) organisasi kepadanya.

4. BAGAIMANA MENYUSUN PROJEK PROPOSAL YANG BAIK ?

Proposal pada dasarnya artinya adalah usulan. Usulan dalam bentuk tertulis. Proposal tidak hanya dilakukan untuk memberi kejelasan acara (program kerja organisasi) yang akan dilakukan, tetapi proposal juga disebarluaskan kepada pihak-pihak terkait seperti: pemerintah, perusahaan swasta, tokoh-tokoh pemuda dan masyarakat, dan lain-lainnya, untuk pengumpulan dana dan pencarian sponsor. Sehingga sebenarnya setiap proposal seharusnya sudah selesai dirancang dan disebarluaskan minimal 1 ½ bulan sebelum waktu pelaksanaan program kerja atau kegiatan tersebut.

Proposal yang baik harus memuat beberapa hal berikut:

A. LATAR BELAKANG:

Disini jabarkan atau jelaskan apa yang menjadi latar belakang, atau apa yang menjadi sebab bagi pentingnya pelaksanaan program kerja atau kegiatan yang ditawarkan, diajukan, diusulkan=diproposalkan. Biasanya kata-kata yang harus dirangkai dalam bagian ini adalah jawaban dari pertanyaan “mengapa kegiatan ini perlu untuk kami lakukan ?”, dan “mengapa anda harus mendukung, mensponsori, atau membiayainya ?”

B. DASAR PELAKSANAAN KEGIATAN:

Di bagian ini cantumkan poin-poin dasar hukum kegiatan, seperti poin AD/ART BASS PAL mengenai pelaksanaan kegiatan atau program kerja organisasi, tambahkan juga peraturan atau keputusan organisasi yang lebih teknis seperti keputusan organisasi dalam mengesahkan materi-materi program kerja.

C. TUJUAN DAN HASIL YANG DIHARAPKAN DARI PELAKSANAAN KEGIATAN:

Di bagian ini ingat! Harus bedakan tujuan pelaksanaan kegiatan dari hasil atau dampak yang diharapkan terjadi dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Sebagai contoh: tujuan pelaksanaan kegiatan adalah melatih jasmani pesertra kegiatan. Sementara hasil yang diharapkan adalah peserta melalui pelaksanaan kegiatan tersebut akan sehat, memiliki tubuh yang lebih baik dan fit.

D. GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN KEGIATAN:

Di bagian ini gambarkan atau simulasikan, kronologiskan secara konseptual dan jelas waktu, tanggal dan harinya, serta jenis proses kegiatan dari awal sampai akhir. Sebagai contoh: KEGIATAN DIKSAR MOUNTAINEERING KPA BASS PAL. Tanggal 18 Jan 2007 seluruh peserta telah menyerahkan formulir kesediaan mengikuti kegiatan paling lambat jam 16.00 di sekretariat panitia di Jl. A, no 0. Tanggal 19 Januari seluruh peserta telah berada di kantor panitia dan telah membawa perlengkapan, siap untuk berangkat pada jam 06.00 pagi. Jam 10.00 sampai di lokasi pelatihan, jam 10.10 – 10.30 pemeriksaan perlengkapan. Jam 12.00 pengkondisian sampai tanggal 21 jan Jam 12.00. 21 jan jam 13.00 dimulai materi sampai tanggal 22 jan jam 23.00. Jam 00.00 sampai jam 05.00 23 Januari waktu untuk pelantikan dan seleksi kelulusan pelatihan, dan seterusnya... susun sedetil mungkin poin per poin teratur rapih.

E. KEBUTUHAN BIAYA PELAKSANAAN KEGIATAN:

Detilkan sedetil mungkin semua kebutuhan biaya yang dibutuhkan dari membuat proposal, ongkos peserta, biaya pelatihan, biaya sertifikat dan lain-lain.Sebutkan pula sumber pembiayaan seperti dari iuran anggota, iuran peserta DIKSAR, tabungan organisasi, yang telah terkumpul lalu kurangkan dengan total kebutuhan biaya pelaksanaan kegiatan ini. Selisihnya adalah yang diharapkan dari sumber-sumber pendanaan lainnya.

F. MEKANISME SPONSORSHIP:

Pada bagian ini tawarkan sponsorship kepada pihak-pihak tertentu seperti organisasi kepemudaan KNPI, organisasi perusahaan, kios-kios, toko-toko, atau unit bisnis lainnya. Jelaskan bahwa jika mereka mau membiayai pelaksanaan kegiatan tersebut atau menutup atau membayar sisa kebutuhan pembiayaan pelaksanaan kegiatan dengan ketentuan sebagai berikut: jika pihak bersangkutan yang diberikan proposal bersedia menalangi seluruh biaya pelaksanaan kegiatan ia akan dijadikan sponsor tunggal, artinya tidak akan diambil sponsor lainnya, dan logo perusahaan atau organisasinya akan dipasang di setiap perlengkapan kegiatan, seperti di buku saku peserta, sertifikat, spanduk-spanduk, dan lain-lain. Bila hanya 50% maka dia akan menjadi sponsor biasa, dengan hak logo perusahaan atau organisasinya dicantumkan di perlengkapan kegiatan seperti di buku saku peserta, spanduk-spanduk, sertifikat dalam ukuran yang relatif lebih kecil atau cukup dalam arti tidak menghabiskan ruang atau tempat bagi sponsor lainnya. Ukuran logo yang dipasang adalah sama dengan para penyumbang lainnya. Untuk membuat bagian ini lebih rasional utarakan juga alasan mengapa keikutsertaan mereka menjadi sponsor dalam pelaksanaan kegiatan ini adalah penting karena akan meningkatkan popularitas produk dan perusahaanya. Sebagai contoh: nyatakan bahwa 90% anggota KPABASS PAL merupakan pelajar kelas menengah masyarakat yang memiliki kemampuan konsumsi (membeli) dan kemampuan komunikasi (menyiarkan, mempromosi) diantara teman-teman dan lingkungannya. Sebutkan pula jumlah anggota aktif yang sensasional dan dipastikan akan mengetahui masalah sposnsorship ini.

G. PENUTUP:

Dalam bagian ini nyatakan bahwa semua yang diutarakan dalam proposal ini adalah benar, dan perkuat pula pernyataan tentang keinginan organisasi anda untuk bekerjasama saling menguntungkan dengan pihak organisasi atau perusahaannya secara profesional dalam jangka waktu yang lama. Lalu mohonkan maaf bila terdapat kesalahan dan ucapkan terimakasih yang amat sangat atas kehangatan dan kesediaan mereka membuka kesempatan untuk melakukan komunikasi dengan organisasi kita. Selesai.

H. LAMPIRAN:

Dalam bagian ini lampirkan semua hal yang penting, seperti susunan kepanitiaan, no. Rekening panitia, no. Rekening organisasi, lampirkan juga formulir-formulir yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan ini yang harus diisi oleh peserta, bagan sertifikat, spanduk dan lain-lain dengan mencantumkan ruang untuk logo perusahaan pihak sponsor sesuai dengan jenis-jenis sponsorshipnya.

5. BAGAIMANA MEMBESARKAN ORGANISASI ?

Jawabannya dengan melakukan tiga hal paling penting; 1tertib administrasi, jelasnya program kerja, 2pembangunan jaringan, 3peningkatan komunikasi lintas organisasi yang searah dan tidak searah. Untuk masalah tertib administrasi, jadikan kerapihan pengarsipan surat masuk, surat keluar sebagai suatu budaya atau keharusan dalam organisasi, usahakan untuk memiliki sekretariat yang definitif atau tidak berpindah-pindah (paling tidak kantor pusatnya), dan program kerja harus jelas semenjak awal kepengurusan dan telah ditetapkan dan dirancang sejak musyawarah besar organisasi. Untuk masalah pembangunan jaringan, lakukan komunikasi yang efisien dengan lima kelompok starategis yaitu; pemerintah, lsm-lsm, wartawan, tokoh agama dan tokoh politik, pa-pa utamanya wanadri, tokoh pemuda, dan yang paling penting kelompok pengusaha. Jangan malu untuk melakukan komunikasi, kalau perlu lakukan acara (seremonial) resmi seperti penandatanganan nota kesepahaman dan nota kerjasama, dengan komunikasi yang intens dengan kelompok-kelompok ini secara perlahan KPABASS PAL akan memiliki jaringan yang bermanfaat untuk mendukung eksistensi dan upaya pelaksanaan program kerja sampai tuntas. Berikutnya masalah komunikasi searah dan tidak searah adalah masih meneruskan masalah pembangunan jaringan, jangan malu-malu untuk bekerjasama atau mendekati melakukan audiensi dengan kepala dinas kehutanan, atau kepala perhutani, kenali tokoh-tokohnya dan nyatakan kepentingan organisasi anda untuk ikut terlibat mensukseskan program kerjanya dalam bidang yang memang sesuai dengan organisasi anda, sebagai contoh kegiatan penanaman hutan gundul, usahakan untuk mengambil manfaat eksistensi dan materiil dari kerjasama tersebut bagi organisasi. Begitu juga dengan pengusaha, jangan malu-malu, jangan segan, walaupun terlihat pengusaha tersebut tidak searah dengan program organisasi anda, tetapi tetap pegang prinsip bahwa pengusaha adalah penghasil uang, dan pengusaha tetap manusia yang membutuhkan orang lain untuk berinteraksi dan biasanya dapat membantu kita hanya dengan modal silaturahmi dan saling percaya. Lakukan hal ini, kalau memang anda ingin KPA BASS PAL eksis dan menjadi organisasi yang kuat dan BESAR!!!!!!!!!!!!!!!.